Mevcut Durum Analizi

Bir temeli olmadan değişim yolculuğuna başlarsanız, sonunda elde ettiğiniz çözüm asıl sorunlarınızı kapsamayacaktır. Steve Jobs'un da dediği gibi 'Sorunu doğru tanımlarsanız, neredeyse çözüme ulaşmışsınızdır.”

Şirketlerin stratejilerini hayata geçirmelerinin önündeki önemli engellerden biri de uygulama sürecinde hedeflerin net olarak belirlenememesidir.

Kurumunuzun mevcut durumunu her açıdan ele alarak eksikliklerin hızlı ve etkili olarak değerlendirilmesini sağlıyoruz.

Organizasyonel Mevcut Durum Analizi hizmetimizle organizasyonunuzun sağlık analizini yaptırabilir, rekabetçi piyasada proaktif bir oyuncu olabilirsiniz.

Organizasyonu iyileştirmenin ve geliştirmenin yolu, her şeyden önce daha iyi tanımaktır. Şirketlerin organizasyon olarak başarılı bir şekilde hayatta kalması, stratejik düşünme ve stratejik yönetimi uygulama yeteneklerine bağlıdır.

Mevcut durumunuzu anlamak, kuruluşunuzun değişim ihtiyacına ilişkin farkındalığını oluşturmada önemli bir adımdır. Mevcut durum analizi, süreç, organizasyon veya sistemlerdeki darboğazları görselleştirmenize ve ilgili paydaşlarla öncelikler üzerinde anlaşmanıza olanak tanır. Ayrıca, mevcut durum ve gelecekte hedeflenen nokta arasındaki ihtiyacı belirlemek ve ölçmeniz için bir temel sağlayacaktır.

Organizasyonel verimlilik metriklerine göre şirketinizin mevcut durumunu inceliyoruz. Global ve sektörel normlara kıyasla ne durumda olduğunuzu belirliyoruz.

Mevcut durumunuzu anlamak ve organizasyonun geleceğini etkileyecek içgörüler sağlamak adına kurum kültürü de dahil olmak üzere organizasyonel gelişime katkı sağlayacak tüm bileşenleri bütünsel bir yaklaşımla gözden geçiriyoruz. Yönetim ve kilit paydaşlarla görüşmeler, strateji ve organizasyon değerlendirme anketleri ve global kıyaslamalar yapıyoruz. Bu sebeple mevcut durum analizi aslında stratejik ik danışmanlık hizmetlerinden birisi olarak düşünülür.

Mevcut durum analizi projelerine nasıl yaklaşıyoruz?

Mevcut durumunuzu anlamak ve organizasyonunuzun geleceğini etkileyecek içgörüler sağlamak adına kurum kültürü/dinamikleri, yönetişim yapısı, rol/sorumluluk dağılımları, organizasyon yapısı, organizasyonel sağlık ve iş gücü verimlilik metrikleri, süreçler, sistemler, unvan yapısı, İK uygulamaları vb. organizasyonel gelişime katkı sağlayacak tüm bileşenleri bütünsel bir yaklaşımla gözden geçiriyoruz.

Mevcut durum analizi ile nerede olduğumuzu, önceliklerimizin ne olduğunu belirleyebilir, hedeflerimizi netleştirerek gelişim yol haritası çıkarabiliriz.

Yaklaşımımızın temeli öncelikle bu çalışmayı gerektiren durumu incelemek ve problemi tanımlamak sonrasında veriye dayalı çıkarımlar yapmaya dayanıyor.

Öncelikle projenin çerçevesini çizmek ve beklentileri iyi anlamak projelerimizde olmazsa olmaz ilk adımdır. Projelerdeki sorunlar genellikle bu aşamada yapılan hatalardan kaynaklanır. Bu nedenle, hem ne (Görevler, çıktılar, kapsam, yöntemler, zaman planları vb.) hem de nasıl (sorumluluk paylaşımı) üzerinde tartışmak ve anlaşmak çok önemlidir. Danışmanlık projelerimizin tamamında proje yönetim metodolojisi ile ilerlediğimiz için en baştan bu sorunları engellemiş oluyoruz.

Proje amacı ve beklentilerini doğru bir şekilde belirledikten sonra, veri topluyoruz. Sorunun kaynağını doğru bir şekilde teşhis etmek için organizasyonun halihazırda nasıl çalıştığını anlamaya geçiyoruz.

Topladığımız bilgileri analiz ederken ilgili paydaşların da işin içerisinde olmasını sağlıyoruz ki müşteri tarafından gelecek geri bildirimleri dikkate almak daha fazla içgörü elde etmemize katkı sağlıyor. Projedeki amaca ve ihtiyaca göre değişmekle birlikte ne gibi bilgi ve verileri kullanıyoruz;

• İş performansı veya finansal sonuçlarla ilgili bilgiler.

• Çalışan demografisi hakkında bilgiler: roller, beceriler vb.

• İş gücü verimlilik metrikleri

• Organizasyonel sağlık/verimlilik metrikleri

• Çalışan görüşleri, geri bildirimleri ve bağlığı ile ilgili bilgiler

• Rakipler ve sektörle ilgili dış kıyaslama verileri

• Proje kapsamının belirlenmesi

• Proje ekibinin oluşturulması

• Proje planının oluşturulması

• Paydaş etki analizi yapılması ve uygun iletişim planının/yöntemlerinin hazırlanması

• Proje başlangıç toplantısı ve duyurusunun yapılması

• Proje kapsamını ilgilendiren mevcut verilerin, organizasyonun, sahanın, süreçlerin, uygulama ve dokümanların incelenmesi

• Üst yönetimle strateji değerlendirme amaçlı görüşmeler

• Veri toplama formunun ilgili fonksiyonlarla paylaşılması

• Yönetim ekibine strateji ve organizasyon mevcut durum değerlendirme anketinin uygulanması

• Global metriklere göre mevcut yapının analiz edilmesi (İç ve dış kıyaslamalar ve iyi uygulamalar da dikkate alınır)

• Yönetim ve kilit paydaşlarla görüşmeler

• Analiz ve raporlama çalışmaları

Mevcut durum analizi projelerinde amacımız müşterilerimizin sürdürülebilir gelişimine katkı sağlayarak kurumsal performansı arttırmaya yönelik veriye ve içgörüye dayalı, beklentileri aşan ve uygulanabilen sonuçlar elde etmektir.

Detaylı raporlama ve çıktılarımızdan bazıları;

• Güncel trendler ve global araştırmalarla ilgili bilgiler.
• Proje sonrasında da faydalanabilecekleri makaleler, dokümanlar vb.
• Organizasyonel sağlıkla ilgili analizler.
• İş gücü verimliliği ile ilgili analizler.
• Unvan yapısı, rol ve sorumluluk paylaşımları ile ilgili tespit ve öneriler.
• Süreçlerle ile ilgili üst seviye tespit ve öneriler.
• İK uygulamaları ile ilgili tespit ve öneriler.
• Sürdürülebilir uygulama ve gelişim için know-how transferi.
• İyi uygulamalar ve kıyaslamalar.
• Hızlı kazanımlar.
• Organizasyonel gelişime hizmet edecek proje önerileri.

İş dünyası son yıllarda çarpıcı biçimde değişti ve artık değişimin hızlı, sürekli ve öngörülemez olabileceği bir toplumda yaşıyoruz. Birçok mega etki değişkenlik, karmaşıklık ve belirsizlik duygusunu artırdı.

Hızla değişen pazarlar, organizasyonlarda esneklik ve uyarlanabilirliğe yönelik bir eğilim oluşturdu. Organizasyonel hiyerarşinin neden olabileceği gecikmeleri önlemek için kararların operasyonel yönetime dahil olan kademeler tarafından hızlı bir şekilde alınması gerekir.

Periyodik olarak, tüm işletmeler iş yapma biçimlerini yeniden değerlendirmelidir. Bu, organizasyonun etkinliğini değerlendirmeyi içerir. Geleceğin zorluklarını aşabilmek için şirketler, operasyonları iyileştirmek için iş yapılarının ve süreçlerini yeniden yapılanmaya giderek daha fazla yöneliyor. Amaç, maliyet kontrolü, ürün kalitesi, müşteri hizmetleri ve hız konularında iyileştirmeler elde etmek için süreçleri, yapıyı yeniden gözden geçirmektir.

Mevcut durum analizi ihtiyaca göre spesifik olarak bir odak belirlenerek de yapılabilir. Her projenin aslında başlangıç aşaması olarak mevcut durum analizi gerçekleştiriyoruz ki hedeflenen sonuca ulaşmak için gidilmesi gereken yolu, gelişmesi gereken yönleri tespit edebilelim.

• İK süreçleri mevcut durum analizi
• İş süreçleri mevcut durum analizi
• Organizasyon kültürü mevcut durum analizi
• Organizasyonel verimlilik mevcut durum analizi
• Dijitalleşme odağı ile mevcut durum analizi

Bununla birlikte her bir sürecin spesifik olarak da mevcut durum analizi yapılabilir ve gelişim planı hazırlanabilir (Örn. İhracat süreçleri, IT süreçleri vb.)

Projelere mevcut durum analizi ile başlamak ne sağlar?

• Proje kapsamını kesinleştirir
• Öncelikli konulara odaklanmayı sağlar
• Tespit edilemeyen zorlukları ortaya çıkarır
• Proje paydaşlarıyla istişare edilebilecek çıktılar yaratır
• İyileştirmeleri ölçmek için bir başlangıç noktası oluşturur

Mevcut durum analizi ve sonrasındaki gelişim projeleri ile genellikle ne amaçlanır?

• Tasarruf sağlamak
• Mevcut süreçleri iyileştirmek veya yeni süreçler tasarlamak
• Müşteri memnuniyetini artırmak
• İş koordinasyonu ve organizasyonun gelişim kapasitesini iyileştirmek
• Kurumsal gelişim fırsatlarını tespit etmek
• Değişen regülasyonlara uyum
• Bir birleşme veya devralma sonrasında organizasyonun, iş gücünün ve süreçlerin yeni duruma göre yapılandırılması

Mevcut durum analizi yapıldıktan sonra, gelişim için gereken projeler belirlenirken ve uygulanırken organizasyonel değişim yönetimi perspektifinden bakılmalıdır. Böylece değişimin etkisi ne kadar büyük, ne kadar küçük, ne kadar karmaşık anlaşılır ve etkilenecek paydaşlarla ilgili iletişim stratejileri geliştirilir ki değişimin benimsenmesi ve değişim girişimlerinin başarıya ulaşması açısından çok önemli bir konudur.