Hibrit Çalışma Modeli

Pandemi odaklı çalışma devrimi birçok değişiklik getirdi. Bunlardan en önemlileri arasında, insanların nasıl, ne zaman ve nerede çalışmak istediklerine dair beklentilerindeki değişim geliyor. Daha bireyselleştirilmiş işyerleri yaratma eğilimi yeni bir olgu değil, ancak COVID-19’un global anlamda uzaktan çalışmayı tetiklemesiyle çok daha fazla şirketin daha özelleştirilmiş iş deneyimi sunduğunu görmeye başladık.

Hibrit çalışma modelini en özet haliyle; uzak, yarı uzak ve ofis tabanlı çalışanların bir kombinasyonu olarak tanımlayabiliriz. Bu çalışma modelleri; iş yerindeki olası dikkat dağınıklığı unsurlarının önüne geçtiği gibi, yolda harcanan vaktin de kazanılmasına ve çalışanlara nasıl, ne zaman ve en önemlisi de nerede en verimli şekilde çalışacaklarına karar vermelerini sağlayarak, iş-yaşam dengesini de ihtiyaçlarına göre kurmalarına olanak sağlıyor.

Herkesin tercihine göre dilediği yerden çalışabildiği hibrit çalışma modelini birçok şirket salgın sürecinde keşfederken, şirketlerin çoğu çalışan motivasyonunu ve verimliliğini artıracak yeni çözümler üzerinde çalışmaya devam ediyor. Geleneksel ofislerin yerini artık çalışanları ve şirketleri özgürleştiren yeni nesil ofisler alıyor. Ofis alanları iş yapmak için bir araya gelinen yer olmanın ötesinde çalışanların her sabah gelmek isteyecekleri, kendilerini sosyal açıdan daha aktif ve çalışma ortamına ait hissedebilecekleri ortamlara dönüşüyor.

Hibrit Çalışma Trendleri

• Teknoloji ve çeviklik: Çevikliği ve otomasyonu destekleyen teknolojik yeniliklerdeki hızlı gelişmeler.

• Demografik değişimler: Dünya nüfusunun değişen dağılımı ve yaş profili. Çalışma ortamının ve iş profilinin kuşaklara uyumu.

• Esnek kariyerin yükselişi: Çalışanların, esnek çalışma, iş/yaşam dengesi ve hareketlilik konusunda artan talebi.

• Çevre bilinci: Enerji tüketimi, çevre bilinci ve sürdürülebilirlik açısından ofis ortamlarının ve çalışma koşullarının adaptasyonu.

• Kültürel Değişim: Girişimcilik zihniyeti ve daha az hiyerarşik kültür yaratma fırsatı, çalışanlara sunulan ayrıcalıklı yan haklar.

Hibrit çalışma modeli, hem şirketler hem de çalışanlar için popüler olmaya devam ediyor:

1. TinyPulse İK liderleri anketine göre, %62,8'i hibrit çalışmayı şirketleri için en verimli yaklaşım olarak görüyor ve Accenture'ın bulgularına göre, yüksek büyüme gösteren işletmelerin %63'ü hibrit bir şekilde çalışıyor.
2. PwC’nin yapmış olduğu global araştırmada uzaktan ve hibrit çalışmanın, çoğu iş yerinde kısa vadeli bir üretkenlik artışı sağladığı belirtiliyor. Ankete katılan şirketlerin %57'si kurumlarının son 12 ayda iş gücü performansı ve üretkenlik hedeflerine göre daha iyi performans gösterdiğini söylerken, yalnızca %4'ü şirketlerinin daha kötü performans gösterdiğini söylüyor.
3. Microsoft’un “Work Reworked” raporu Türkiye’deki şirketlerin %90’ının uzaktan çalışma politikalarını belirlemiş olduğunu gösteriyor. Uzaktan çalışmayı deneyimleyen ve adaptasyon sürecini geride bırakan çalışanların büyük bir kısmının pandemi sonrasında da hibrit çalışma düzenini sürdürmek istediklerini kanıtlıyor. Yöneticilerin %86’sı hibrit çalışma modelinin yetenekli çalışanların bağlılığını kazanmalarına katkı sağladığını, %76’sı ise yetenekli çalışanları şirketlerine çekmelerine yardımcı olduğunu ifade ediyor.
4. EY'nin 2021 Yeniden Tasarlanan Çalışan Anketine göre, on çalışandan dokuzu nerede ve ne zaman çalıştıkları konusunda esneklik istiyor.

Bu popülerlik göz önüne alındığında, hibrit çalışma modelinin günümüzde ve gelecekte iş yaşamında varlığını sürdüreceğini söyleyebiliriz. Ancak birçok şirket, hibrit çalışma çağına kör bir giriş yapıyor. Bu anlamda çalışanları söz konusu olduğunda, görmelerine yardımcı olabilecek bir departman var: İnsan Kaynakları. İK profesyonelleri, organizasyonları için ileriye dönük yeni bir yol çizerken, mümkün olduğunca çok sayıda çalışanın çıkarlarını dikkatli bir şekilde dengelemeleri ve bu dönüşümün sürücü koltuğunda olacağından, bir adım önde olmaları gerekiyor.

5 Adımda Hibrit Çalışmanın İş Yerine Etkisi

1. İş birliğine daha fazla vurgu

Pandemiyle birlikte birçok çalışan uzaktan çalışmaya geçmek zorunda kaldığında, ilk endişelerden biri insanların uzaktan iş birliği yapıp yapamayacağıydı. Kısa sürede bu durumun üretkenlik üzerinde olumsuz bir etkisi olmadığı büyük ölçüde kanıtlanmış olsa da soru işaretleri tamamen ortadan kalkmadı. Araştırmalara göre CEO'ların dörtte üçü (%78), uzaktan iş birliğinin pandemiden çıkacak en kalıcı trendlerden biri olacağını söylüyor.

Bununla birlikte, ileriye dönük zorluklardan biri, iş birliğinin yalnızca uzaktan çalışmada değil, aynı anda hem yerinde hem de uzaktan etkili bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak olacaktır. Daha önce COVID-19 nedeniyle yerinde çalışmadan uzaktan çalışmaya geçişi denetleyen İK, şimdi şirketlerin hibrit çalışmaya geçişine yardımcı olmada lider bir rol üstlenmek için iyi bir konuma sahip.

2. Değişen ofis rolü

Günümüzde çalışanlar, fiziksel olarak iş yerinde zamanlarını nasıl harcadıkları konusunda daha bilinçli. Artık, ofise gelmek için bir amaca ihtiyaç duyuluyor. Bazı çalışanlar işlerini evden yapamadığı için ofise gelmeyi tercih ediyor; bazıları ise gerekli donanıma sahip değiller, sosyal etkileşim veya meslektaşlarıyla yüz yüze iş birliği yapmayı daha kolay buluyorlar. Öyle ya da böyle, çalışanlar artık sadece orada olmak için ofisten çalışmak istemiyorlar.

Bu durum, fiziksel çalışma alanlarının düzeninin ve amacının bu değişiklikleri yansıtması gerektiği anlamına geliyor. Çalışmanın hibrit çağında, ofis alanları artık yalnızca tüm çalışanlar için ayrılmış tam zamanlı iş istasyonları sağlamakla ilgili olmaktan çok, iş birliği, bağlantı ve ekip oluşturmayı kolaylaştırmakla ilgili olmalıdır. Ofis ortamı, çalışanların uzaktan yapabildiklerini daha da etkili bir şekilde yapmalarına yardımcı olmalıdır.

3. Özgürleştirilmiş işyerleri yaratmak

Daha fazla esnekliğin aynı zamanda daha fazla bağlılık anlamına geldiğini söylemek mümkün.  Çalışanların %86'sı çıktıdan çok sonuçlara öncelik veren bir şirkette çalışmak istediğini söylerken (yani çalışmalarının, gönderdikleri e-posta sayısı veya çalıştıkları saat sayısı yerine getirdikleri katma değerle ölçülmesini istiyorlar), şirketlerin %70'i daha özgürleşmiş işyerlerine ilişkin bu beklentiyi karşılamaya hala istekli değil.

Bu değişiklik, liderlik ve yönetim tarzının elden geçirilmesini gerektiriyor ve İK bu değişikliği yönlendirme konusunda öne çıkıyor.

4. İş-yaşam dengesi

COVID-19 gibi bir krizden sonra, insanlar hem özel hem de profesyonel yaşamlarında önceliklerini yeniden gözden geçirmek zorunda kaldı. İşte bu yüzden şu anda uzmanların “Büyük İstifa” olarak adlandırdıkları akımla karşı karşıyayız. İş-yaşam dengesini sağlayamamak çalışanların işlerini bırakmasının birçok nedeninden biri olsa da, bu akımın en belirgin açıklamalarından biridir.

Yakın zamanda kazanılan esneklik ve özgürlüğün bir kısmını korumak için birçok çalışan, uzaktan çalışmaya devam edebilmek için ücretlerinin bir kısmından vazgeçecek kadar ileri gitmeye hazır. Hibrit çalışma modeliin, yoğun olarak ofis çalışanlarını etkilediğini gözlemlesek de ofis dışı çalışmalarda da etkilerini görüyoruz. Örneğin, gıda endüstrisindeki çalışanların daha fazla esneklik ve fayda talep etmesi sebebiyle McDonald's gibi şirketler artık çalışanları çekmek veya elde tutmak için çocuk bakımı ve eğitim sunuyor.

5. Kuşak farklılıkları

Daha genç çalışanlar, özellikle de Y ve Z kuşağı, en çok hibrit çalışma biçimleriyle mücadele ediyor. Zorluk, uzaktan çalışacak dijital becerilere sahip olmadıkları için değil ancak yönetim ile daha fazla etkileşim kurmalarına ve iş arkadaşlarını gözlemleyerek öğrenmelerine olanak tanıyan ofis deneyimini kaçırmış olmalarından kaynaklanıyor. Bu durum da çalışanların gelecekle ilgili beklentileri ve bakış açıları üzerinde zincirleme bir etki yaratıyor. Sonuç olarak, genç çalışanlar kendilerini sıkışıp kalmış hissediyorlar, çoğu hibrit bir şekilde çalışmanın avantajlarından yararlanmak istiyor, ancak bir ofise fiziksel olarak geri dönmedikçe kariyerlerinin ilerleme kat edememesinden endişe duyuyorlar.

İleride İK departmanlarının çok kuşaklı iş gücünün farklılaşan ihtiyaçları konusunda daha bilinçli olmaları ve hibrit modellerinin tüm çalışanlarının taleplerini yansıtmasını sağlamaları gerekecek.

Hibrit Çalışmayı Nasıl Yönetebilirsiniz?

9-5 ofiste çalışma normunda şirketler çalışanlarına nerede ve ne zaman çalışacakları konusunda sınırlı esneklik tanıyordu. Pandemi ile birlikte yöneticiler çalışanlarının herhangi bir yerde ve zamanda üretken şekilde çalışabileceklerini görmüş oldu. En yüksek üretkenlik ve performansla çalışma kapasitesi, kişisel tercihlere göre ciddi farklılıklar gösteriyor. Bu yüzden hibrit çalışma modeli tasarlanırken çalışanlarınızın tercihlerinin göz önünde bulundurulması ve bu tercihlerin desteklenmesi oldukça önem taşıyor.

Organizasyonunuzu Düşünün

Organizasyonunuzun iş ihtiyaçlarını ve kültürünüzü inceleyin, uzaktan çalışma kararları verirken müşteriler üzerindeki potansiyel etkiyi belirleyin.

Rolü Düşünün

Liderler, görev tanımına ve çalışanın iş yeri dışında bağımsız ve etkin bir şekilde çalışabilme becerisine dayalı olarak, bir rolün uzun vadeli, uzaktan çalışmaya en uygun durumunu değerlendirmelidir.

Ekibinizi Düşünün

En uygun hibrit modeli oluşturmak için ekip üyelerinin karşılıklı bağımlılığını, iletişim dinamiklerini ve donanımını değerlendirin.

Bireyi Düşünün

Ekipleri için başarılı evden çalışma planları oluşturmak isteyen yöneticiler, ekiplerindeki üyelerin her birini hazırlık, yetkinlik, güçlü ve zayıf yönler, yaşam koşulları ve performans açısından değerlendirmelidir.

Peki hibrit çalışma modelini şirketinize nasıl entegre edebilirsiniz?

• Temel iş ve görevleri tespit ederek başlayın, her birinin üretkenlik ve performans faktörlerini belirleyin ve bunlara en iyi hizmet edecek düzenlemeleri düşünün.
• Çalışanların istek ve ihtiyaçlarını analiz etmek için anketler, personalar ve mülakatlar kullanarak onları da sürece dahil edin.
• Mevcut çalışma düzeninizde üretken olmayan öğelere dikkat ederek yeni düzeni yaratırken kapsamlı ve yaratıcı olun.
• Çalışan ve yönetici iletişimini açık tutun, yöneticileri hibrit ekiplerin yönetimi konusunda eğitin ve ekiplerinizin programlarını birbirine uyumlandırmasına yardımcı olacak koordinasyon araçlarına yatırım yapın.

İşte kullanabileceğiniz 5 farklı Hibrit Çalışma Modeli:

Bölünmüş haftalık model

Haftayı uzaktan çalışma günleri ve ofis içi çalışma günleri olarak ayıran bu model, çalışanlar tarafından en çok talep edilen modellerden biri olarak görülüyor. Bölünmüş haftalık modelin uygulama aşamasında şirketler departmanlara göre planlama yapıyor. Örneğin; pazarlama ve iş geliştirme ekipleri pazartesi ve salı günleri, insan kaynakları departmanı ise çarşamba ve perşembe günleri ofiste bulunuyor. Haftalık planda günler, örnekte belirtildiği gibi departmana özel ardışık günler olarak veya birer günlük aralıklarla düzenlenebilir. Bu model sadece yöneticilerin ekipleriyle iletişim halinde kalmasını sağlamakla kalmayıp, aynı zamanda ekiplerin düzenli olarak yüz yüze toplantılar yapmasına da olanak sağlıyor.

İhtiyaç modeli

İhtiyaç modeli, çalışanların ofise en uygun günde gelmelerini ve esnek bir şekilde işlerini kendi planlarına göre düzenlemelerini sağlıyor. Özellikle müşterilerle veya iş arkadaşlarıyla görüşmesi gerektiğinde ofise gelmek isteyenler ya da gün içinde çalışmak için sessiz bir yere ihtiyaç duyanlar bu modele göre belirlenen bir hibrit çalışma kapsamında çalışmak istiyor.

Haftalık paylaşım modeli

Diğer yandan üçüncü bir model, bölünmüş hafta modeli gibi çalışanların departman için haftalık planlar yapmasına yönelik. Bu modelde haftaları günlere bölmek yerine, aylar haftalara bölünüyor ve takım çalışmasına dayalı olarak hangi departmanın hangi haftalarda ofiste olacağı belirleniyor. Bu alternatif, ekiplerin 1 hafta boyunca birlikte çalışmasına olanak tanıyor ve özellikle devam eden projeleri daha hızlı tamamlamada yardımcı oluyor.

Vardiyalı çalışma

Dördüncü model olan vardiyalı çalışma modelinde, çalışanlar günün belirli saatlerinde vardiyalı olarak çalışıyor ve çalışma saatlerini kendi planları çerçevesinde belirliyor. Hem çalışanlar hem de şirketler bunu zor bir model olarak görüyor. Çalışan açısından bakarsak, sabah erkenden işe gitmek ya da tam tersine gece geç saatlere kadar çalışmak tercih edilmiyor. Vardiyalı çalışma için geliştirilen hibrit modeller, genellikle çalışanların halihazırda sahip olduklarına ek farklı çözümler oluşturmasını da gerektiriyor.

Karma model

Karma modelde çalışanlar yukarıdaki modellerden bir veya birkaçını kendi planlarına göre şekillendirebiliyor. Çalışanların tek bir model yerine istedikleri zaman ve istedikleri yerde çalışabilmelerine ve istedikleri iş modelini seçmelerine olanak sağlayan bu model, çalışanları diğerlerinden daha fazla özgürleştiren bir model olarak dikkat çekiyor.

Haftada 4 gün çalışma

Son olarak yeni popülerlik kazanan haftada 4 gün çalışma modeli iş-yaşam dengesini sağlamayı ve tükenmişliği önlemeyi amaçlıyor. Uzmanlar bu yöntemin verimliği ve iş kalitesini artırdığını vurguluyor. Bu yöntemde genellikle haftalık 5 gün olan çalışma programı, daha az zamana sıkıştırılıyor. Örneğin günlük 8 saatlik çalışma yerine günde 10 saat ve haftada 4 gün olarak düzenleme yapılıyor. Bu çalışma düzenine geçen şirketler, verimlilikte veya gelirde herhangi bir düşüş gözlemlemediklerini söylüyor.

Hibrit Çalışma Modelinin Faydaları

1. Çalışan sağlığı ve refahı

Pandeminin etkisiyle ortaya çıkan toplum sağlığına ilişkin endişelerin yanı sıra ani geçiş ve bozulan iş-yaşam dengesi tüm bireylerin kaygı seviyesini artırdı. Oracle ve Workplace Intelligence iş birliğiyle yapılan bir araştırmaya göre, çalışanlar 2020’yi “tarihteki en stresli yıl” olarak nitelendiriyor. Çalışan güvenliğini sağlamak ve refahını artırmak ise artık şirketlerin gündem maddesinde yerini alıyor. Çalışanların sağlıklı, bağlı ve üretken kalmasını sağlamak için yeni çalışma alanı stratejileri geliştiriliyor. Temassız teknolojiler ön plana çıkarken, iç ve dış mekanlar çalışanların kendilerini daha sağlıklı ve güvende hissedebilecekleri şekilde yeniden tasarlanıyor. Doğayı iç mekana taşıyan biyofilik tasarım odaklı yaklaşım ise stresi azaltırken, iş birliğini ve yaratıcılığı artırıyor.

2. Esneklik ve özgürlük

Gelecekte de işin sürdürülebilirliği açısından esnekliğin benimsenerek çalışma hayatına entegre edildiği bir çalışma modeli geliştirilmesi giderek zorunluluk haline gelecek. Yetenekli çalışanların ilgisini çekmek ve elde tutmak için esnek çalışma modelleri sunmak şirketlere fayda sağlarken, çalışanların motivasyon ve üretkenliğini de arttırıyor. Araştırmalar çalışanlara zaman ve mekan konusunda esneklik sunan şirketlerde çalışanların yaklaşık 2 kat daha yüksek performansa sahip olduğuna işaret ediyor. Yeni nesil hibrit çalışma modeline ihtiyaç duyulduğu gerçeği global kurumsal şirketlerin öncülüğünde giderek daha fazla şirket tarafından kabul görüyor. Esnek ofis çözümleri şirketlerin ihtiyaçlarına göre ofis alanlarını büyütme ve küçültme imkanı tanıyor. Böylece hibrit çalışma modeli hem çalışanları hem de şirketleri daha özgür kılıyor.

3. Teknoloji

Uzaktan çalışmanın bir gerekliliği olarak ekiplerin her nereden çalışıyor olursa olsun kesintisiz bir şekilde internete bağlanması gerekiyor. Hibrit çalışma modelinde uygun teknolojik altyapının sağlanması, dijitalleşmenin iş hayatındaki her alana entegre edilmesi ve gerekli güvenlik önlemlerinin alınması bir zorunluluk haline gelmiş durumda. İşlerin dijitalleşmesi hem şirketlerin hem de çalışanların yeniliklere karşı çevik kalmasını sağlıyor.

4. Verimlilik ve üretkenlik

Evden çalışma kısa vadede verimliliği arttırsa da orta ve uzun vadede bunu sürdürülebilir kılmak zor görünüyor. Çalışma alanlarının çalışan deneyimi odaklı tasarlanması ve yeni çalışma alanlarının şirket kültürü ile bütünleşmesinin sağlanması gerekiyor. Bu anlamda hibrit ofis çözümleri bireysel çalışmaları desteklemenin yanında iş birliğini ve yaratıcılığı da destekliyor

5. Ekosistem ve networking

Çalışanlar bir topluluğun parçası olma isteğiyle birlikte ortak bir çalışma alanına ihtiyaç duyuyor. Bu noktada hibrit çalışma modelinin bir sonucu olan esnek ofis alanları yarattığı ekosistemin yanı sıra hem geniş iş ağı oluşturmaya hem de yeni iş birlikleri geliştirmeye imkan sağlıyor.  Ortak çalışma alanları aynı zamanda bireylerin ihtiyaç duyabileceği bilgi ve becerileri daha fazla deneyime ve farklı düşüncelere sahip insanlardan öğrenmesine katkı sağlıyor.