Organizasyonel Tasarım

Günümüzde şirketler arası artan rekabet ortamı, proje ve operasyon başarısı için disiplinler arası uygun etkileşim ve takım çalışmasını bir zorunluluk haline getirmekte. Organizasyonun kritik değerleri insanlar ve süreçlerdir. Bu bağlamda süreçleri doğru yönetebilmenin anahtarı organizasyonel tasarımı doğru bir şekilde planlayıp uygulamaktan geçmektedir.

Organizasyon tasarımı basit anlamıyla, bir organizasyonun istek ve ihtiyaçlarının gözden geçirilmesi, mevcut durumu ile gelecekte olmak istediği yer arasındaki boşluğun analizi ve bu boşluğu dolduracak organizasyonel uygulamaların tasarımıdır. Geniş kapsamlı ve geleceğe odaklı bir faaliyet olması sebebiyle doğru kararları alabilmek için tüm organizasyonun bir bütün halinde gözden geçirilmesi gerekir. Bu nedenle genellikle sistemler, yapılar, insan uygulamaları, ödüller, performans ölçüleri, politikalar, süreçler, kültür ve daha geniş çevreden her şeyin bütünsel bir incelemesini içerir.

Organizasyonel tasarım için:

1. Değişimin zorunluluğunu ve çevreyi, iş süreçlerini, iş akışlarını, rolleri ve sorumlulukları, iş hacimlerini, faaliyet analizini ve kaynakları anlama,
2. Yeni modeller veya yapılar tasarlamak ve test etme, eski yapıdan yeni yapıya geçişin planlanması ve yönetilmesi,
3. Yapılan değişikliğin uygulanması ve izlenmesi

adımları uygulanarak şirketin yönetsel faaliyetlerini bir üst seviyeye çıkarmak amaçlanır. Bir değişiklik uygulandığında, devam eden süreç organizasyonel geliştirme faaliyetleri ile sürdürülür.

Organizasyonel Tasarım Hangi Durumlarda Güncellenir?

Organizasyonel Tasarım Modelleri

McKinsey'in 7S Tasarım Modeli

Amacı, yedi temel unsurun etkileşimi yoluyla organizasyonel etkinliği analiz etmektir. Herhangi bir öğeyi inceleyerek veya onları yalnızca stratejiyle ilişkili olarak değil, bir bütün olarak dengede ve uyum içinde olarak görerek yapılır. Unsurlar sert ve yumuşak faktörler olmak üzere iki grupta incelenir.

Sert Faktörler

• Strateji: Şirketin pazarda nasıl rekabet edeceğini tanımlar.
• Yapı: Organizasyon şemasına yansıyan iş fonksiyonlarını organize etme şeklidir.
• Sistemler: Şirketin nasıl iş yaptığını belirleyen karar çerçevesi, süreçler ve prosedürlerdir.

Yumuşak Faktörler

• Beceriler: Organizasyonun yeterliliklerinden bireysel bilgi, beceri ve yeteneklere ve bunları yönetmek için analitiklere kadar hizalayan bir yeterlilik çerçevesinde tanımlanan organizasyonun gerçekleştirme yeteneğidir.
• Personel: İşgücünün şekli ve nasıl yönetildiğidir.
• Stil: Üst düzey liderlerin organizasyonu yönetme biçimini ve paydaşlara sundukları sembolik değerdir.
• Paylaşılan Değerler: Organizasyonun her seviyesinde davranışa rehberlik eden normlar ve standartlardır ve bu nedenle 7s modelinin çekirdeğini oluşturur.

7S modeli ayrıca bu faktörlerin nasıl hizalandığını ve birbirleri üzerine nasıl inşa edildiğini göstermeye çalışır. Faktörlerin nasıl etkileşime girdiğini anlamak, değişiklikler yapıldığında kuruluş genelinde neler olacağını tahmin etmenin anahtarıdır.

J. R. Galbraith’in Yıldız Modeli

Yıldız Modeli, organizasyonu boyutlara ayırır. Strateji, organizasyonel yapı, süreçler, ödül sistemi ve insan yönetimi uygulamaları olarak başlıklandırılan bu 5 unsurun organizasyonel tasarım sürecinde göz önünde bulundurularak detaylı tasarlanması gereken alt boyutlar olduğunu vurgular. “Yıldız Modeli” bu 5 unsurun birbiriyle tutarlı olması gerekliliğini öne sürer.

Uyum Modeli

Nadler-Tushman Uyum Modeli, bir organizasyonun unsurlarının birlikte nasıl çalıştığı konusundaki boşlukları kapatmak için altı adımlı bir plan sunar. Dört bileşenin uyumunu anlamak için iletişim ve bilgi akışını inceler. Takip edilmesi ve uygulanması görece kolay bir modeldir.

• İş: Çalışanların gerçekleştirdiği görevler ve bunların şirket hedefleri ile uyumlu olup olmadığıdır.
• İnsanlar: Potansiyellerinin telafisi ve geliştirilmesi ile ilgili beceri ve bilgi, deneyim ve eğitime atıfta bulunulur.
• Yapı: Organizasyonun ne istediği ve ne yaptığı arasında tutarlılık yaratır.
• Kültür: Değerler ve normlar, davranış kalıpları ve hem yazılı hem de yazılı olmayan kurallardır.

“Yönetici rollerinde kontrol kapsamının yayılımını arttırmak, yönetsel rollerin etkinliğini arttırmayı doğrudan etkiler.”

Organizasyonel Tasarımda Span of Control ve Layer Kavramları

Span of control ve layer, organizasyonun genişliğini ve derinliğini değerlendirerek bir organizasyonun yapısını teşhis etmek ve optimize etmek için kullanılan bir yönetim aracıdır.

• Span of Control: Span of control, kuruluşun genişliğini ölçer. Ortalama aralık değeri ne kadar büyük olursa, kontrol aralığı o kadar geniş olur.
• Layer: Layer organizasyonun derinliğini ölçer.

Örnek: span of control ve katmanlar

Organizasyonun genişliği ve derinliği

Bu kavramlar, bir kuruluşun görevleri devretme şeklini etkiler. Bu analizleri gerçekleştirerek organizasyonun daha yalın ve güçlü yönetilmesi hedeflenir. Span ve layer değerlendirmesi, organizasyondaki farklı seviyelerin kontrol aralığına ve mevcut organizasyon yapılarında bulunan farklı yönetim katmanlarına bakar. Bu analizlerin organizasyona kattığı değerlerden başlıcaları ise aşağıdaki gibidir:

• Hızlı karar verme mekanizması: Layer azaldıkça daha hızlı kararlar alınması sağlanır. Ayrıca layerın kaldırılması yerine, kararların işin gerçekleştiği yere daha yakın olarak alınması şirket içinde işlerin daha alakalı ve etkili yapılmasını sağlar. Büyük ölçekli şirketlerde uzman olmayan küçük çalışma gruplarının sayısını azaltmak da etkililiği arttırmaktadır.
• Etkili Denetim: Daha az katman, daha hızlı iletişim anlamına gelir. Organizasyonel dönüşüm sağlamak isteyen şirketlerin, stratejik hedeflerini desteklemek için gelecekteki yapının neye benzemesi gerektiğini tasarlamada kritik bir rol oynar.
• Davranış Değişiklikleri: Yönetici rollerinde kontrol kapsamının yayılımını arttırmak, yönetsel rollerin etkinliğini arttırmayı doğrudan etkiler. Yöneticiler, görev ve sorumluluklarını daha stratejik rollere yükseltilebilir. Çalışanlara daha geniş bir sorumluluklar dizisi verildiğinden, bu önceliklendirme çalışması, geçişi kolaylaştırmak için doğru destek mekanizmalarının mevcut olması koşuluyla davranışların iyileştirilmesine yol açabilir.
• Yalın Maliyet Yapıları: Kapsamlar arttıkça, kuruluş içinde daha az rol gerekebilir. Yalın ve daha verimli kuruluşlar, kararları daha hızlı verebilir ve böylece değişime daha kolay uyum sağlayabilir ve yeniliği daha iyi karşılayabilir. Kuruluş genelinde şeffaflık ve iletişim geliştirilir ve gecikmenin doğrudan bir yan ürünü olarak işletme maliyetleri iyileştirilebilir.

Organizasyon sadece şirket kuruluşunda oluşturulacak bir şemadan ibaret değildir. Sürekli olarak uygulanarak geliştirilmesi gereken bir düzendir. Değişen koşullara adapte olabilmek, hedefleri ve stratejik planları gerçekleştirebilmek için güncellenebilir bir organizasyon tasarımına sahip olunması gerekir. Şirket büyüdükçe ve çalışma şartlarında değişimler yaşandıkça organizasyon yapısının da bu bağlamda geliştirilmesi bir gerekliliktir.

Yapay Zekânın Organizasyon Tasarımına Etkisi

Span of control ve katman analizleri bugün yeni bir değişkenle birlikte ele alınıyor. Yapay zekâ raporlama, takip ve kontrol gibi işlerin bir bölümünü üstlendiğinde, bir yöneticinin etkin biçimde yönetebileceği ekip büyüklüğü artabilir ve bazı yönetim katmanlarına duyulan ihtiyaç azalabilir. Yapay zekâ ile çok daha yüksek kapasiteyle çalışan uzmanlar, ekiplerin büyüklüğünü ve birimler arasındaki sınırları da değiştirebilir.

Bu değişiklikler organizasyon şemasından önce işin kendisinde başlıyor. Hangi faaliyetlerin insanda kalacağı, hangilerinin yapay zekâ ile destekleneceği ya da yapay zekâya devredileceği netleşmeden yeni bir yapı tasarlamak, eski çalışma biçimini yeni bir şemaya taşımak anlamına geliyor. Bu nedenle yapay zekâ dönüşümünde organizasyon tasarımına, faaliyet düzeyinde insan–AI iş bölümünü ve bunun kapasiteye etkisini belirleyerek başlamayı öneriyoruz. Roller, karar hakları, yönetişim mekanizmaları ve yönetim katmanları ardından bu yeni iş dağılımına göre tasarlanıyor.

Konuyu organizasyon yapısına ve norm kadroya etkileriyle birlikte Yapay Zekâ İş Gücünü Nasıl Değiştiriyor? yazımızda ele aldık. Yapay zekâ danışmanlığı çalışmalarımızda da organizasyon tasarımını bu sırayla yürütüyoruz.

Organizasyonel Tasarım Esnasında Nelere Dikkat Etmek Gerekir?

Organizasyon tasarımı yaparken dikkate alınması gereken temel unsurlar şunlardır:

Bu unsurlar, organizasyon tasarımında dikkate alındığında, şirketin verimliliği, etkinliği ve rekabet gücü artar. Ayrıca, çalışanların motivasyonu ve memnuniyeti de olumlu yönde etkilenir.

Organizasyonel Tasarım Hangi Sıklıkta Yapılır?

Organizasyonel tasarım, sürekli bir süreçtir ve belirli aralıklarla gözden geçirilmesi gerekmektedir. Ancak, yeniden tasarım veya büyük değişiklikler genellikle şu durumlarda gerçekleştirilir:

Genel olarak, organizasyonel tasarımın resmi olarak gözden geçirilmesi ve gerekirse yeniden yapılandırılması her 2-3 yılda bir yapılabilir. Ancak, hızlı değişen iş dünyasında bu süre daha kısa olabilir ve sürekli iyileştirme anlayışıyla düzenli olarak gözden geçirilmesi önerilir. Önemli olan, organizasyon yapısının esnek ve adaptif olması, değişen koşullara hızlı ve etkili bir şekilde yanıt verebilmesidir.

Organizasyonel Tasarım Kimin Sorumluluğundadır?

Organizasyonel tasarımın sorumluluğu genellikle üst yönetim ve insan kaynakları departmanı tarafından paylaşılır, ancak sürece dahil olan çeşitli paydaşlar da vardır. Bu sürecin ana sorumluları ve rollerinin detayları:

Sürecin Başarısı İçin İşbirliği

Organizasyonel tasarım sürecinin başarısı, tüm bu paydaşların işbirliği ve koordinasyonuna bağlıdır. Her bir paydaş, kendi uzmanlık alanında katkı sağlar ve değişikliklerin tüm organizasyon üzerinde olumlu bir etkisi olmasını sağlar. Bu nedenle, sürecin açık ve şeffaf bir şekilde yönetilmesi, tüm katılımcıların katkılarının ve geri bildirimlerinin dikkate alınması önemlidir.