Günümüzde şirketler arası artan rekabet ortamı, proje ve operasyon başarısı için disiplinler arası uygun etkileşim ve takım çalışmasını bir zorunluluk haline getirmekte. Organizasyonun kritik değerleri insanlar ve süreçlerdir. Bu bağlamda süreçleri doğru yönetebilmenin anahtarı organizasyonel tasarımı doğru bir şekilde planlayıp uygulamaktan geçmektedir.
Organizasyon tasarımı basit anlamıyla, bir organizasyonun istek ve ihtiyaçlarının gözden geçirilmesi, mevcut durumu ile gelecekte olmak istediği yer arasındaki boşluğun analizi ve bu boşluğu dolduracak organizasyonel uygulamaların tasarımıdır. Geniş kapsamlı ve geleceğe odaklı bir faaliyet olması sebebiyle doğru kararları alabilmek için tüm organizasyonun bir bütün halinde gözden geçirilmesi gerekir. Bu nedenle genellikle sistemler, yapılar, insan uygulamaları, ödüller, performans ölçüleri, politikalar, süreçler, kültür ve daha geniş çevreden her şeyin bütünsel bir incelemesini içerir.
Organizasyonel tasarım için:
• Değişimin zorunluluğunu ve çevreyi, iş süreçlerini, iş akışlarını, rolleri ve sorumlulukları, iş hacimlerini, faaliyet analizini ve kaynakları anlama,
• Yeni modeller veya yapılar tasarlamak ve test etme, eski yapıdan yeni yapıya geçişin planlanması ve yönetilmesi,
• Yapılan değişikliğin uygulanması ve izlenmesi
adımları uygulanarak şirketin yönetsel faaliyetlerini bir üst seviyeye çıkarmak amaçlanır. Bir değişiklik uygulandığında, devam eden süreç organizasyonel geliştirme faaliyetleri ile sürdürülür.
Çalışan sayınız doğru mu?
Norm kadro analizi projelerimizden bazıları:
Organizasyonel Tasarım Hangi Durumlarda Güncellenir?
1. Şirket İçi Süreç Değişiklikleri
İşi etkileyen süreçlerde değişiklikler yapıldığında çalışma şeklinde değişikliklere gidilmesi gerekebilir. Örneğin, iş sürecinin dijital ortama geçirilmesi, yeni bir teknoloji satın alınması, protokol değişiklikleri süreci yönetmek için yeni bir organizasyonel tasarım gerektirebilecek aktivelerdendir.
2. Yeni Strateji ve Hedeflerin Belirlenmesi
Belirlenen yeni hedefler ve hedeflere ulaşabilmek için verilen stratejik kararlar başarıyı ölçme yöntemlerini değiştirebilir. Uygulanan yeni stratejileri takip etmek için yeni bir organizasyonel tasarım süreci gerekecektir.
3. Mevcut Sistemin Çalışmaması
Zamanla şirket içinde oluşan yeni gelişmelerle (çalışan sayısı, birimlerin bölünmesi, çalışma saatleri…) mevcut organizasyon sistemi verimli yönetim sağlayamayabilir. Bu gibi durumlarda çalışan memnuniyeti ve süreç verimliliği açısından yeni bir organizasyon tasarımı gerekebilir.
Organizasyonel Tasarım Modelleri
1. McKinsey'in 7S Tasarım Modeli
Amacı, yedi temel unsurun etkileşimi yoluyla organizasyonel etkinliği analiz etmektir. Herhangi bir öğeyi inceleyerek veya onları yalnızca stratejiyle ilişkili olarak değil, bir bütün olarak dengede ve uyum içinde olarak görerek yapılır. Unsurlar sert ve yumuşak faktörler olmak üzere iki grupta incelenir.
• Sert Faktörler:
Strateji: Şirketin pazarda nasıl rekabet edeceğini tanımlar.
Yapı: Organizasyon şemasına yansıyan iş fonksiyonlarını organize etme şeklidir.
Sistemler: Şirketin nasıl iş yaptığını belirleyen karar çerçevesi, süreçler ve prosedürlerdir.
• Yumuşak Faktörler:
Beceriler: Organizasyonun yeterliliklerinden bireysel bilgi, beceri ve yeteneklere ve bunları yönetmek için analitiklere kadar hizalayan bir yeterlilik çerçevesinde tanımlanan organizasyonun gerçekleştirme yeteneğidir.
Personel: İşgücünün şekli ve nasıl yönetildiğidir.
Stil: Üst düzey liderlerin organizasyonu yönetme biçimini ve paydaşlara sundukları sembolik değerdir.
Paylaşılan Değerler: Organizasyonun her seviyesinde davranışa rehberlik eden normlar ve standartlardır ve bu nedenle 7s modelinin çekirdeğini oluşturur.
7S modeli ayrıca bu faktörlerin nasıl hizalandığını ve birbirleri üzerine nasıl inşa edildiğini göstermeye çalışır. Faktörlerin nasıl etkileşime girdiğini anlamak, değişiklikler yapıldığında kuruluş genelinde neler olacağını tahmin etmenin anahtarıdır.
2. J. R. Galbraith’in Yıldız Modeli
Yıldız Modeli, organizasyonu boyutlara ayırır. Strateji, organizasyonel yapı, süreçler, ödül sistemi ve insan yönetimi uygulamaları olarak başlıklandırılan bu 5 unsurun organizasyonel tasarım sürecinde göz önünde bulundurularak detaylı tasarlanması gereken alt boyutlar olduğunu vurgular. “Yıldız Modeli” bu 5 unsurun birbiriyle tutarlı olması gerekliliğini öne sürer.
3. Uyum Modeli
Nadler-Tushman Uyum Modeli, bir organizasyonun unsurlarının birlikte nasıl çalıştığı konusundaki boşlukları kapatmak için altı adımlı bir plan sunar. Dört bileşenin uyumunu anlamak için iletişim ve bilgi akışını inceler. Takip edilmesi ve uygulanması görece kolay bir modeldir.
• İş: Çalışanların gerçekleştirdiği görevler ve bunların şirket hedefleri ile uyumlu olup olmadığıdır.
• İnsanlar: Potansiyellerinin telafisi ve geliştirilmesi ile ilgili beceri ve bilgi, deneyim ve eğitime atıfta bulunulur.
• Yapı: Organizasyonun ne istediği ve ne yaptığı arasında tutarlılık yaratır.
• Kültür: Değerler ve normlar, davranış kalıpları ve hem yazılı hem de yazılı olmayan kurallardır.
"Yönetici rollerinde kontrol kapsamının yayılımını arttırmak, yönetsel rollerin etkinliğini arttırmayı doğrudan etkiler."
Organizasyonel Tasarımda Span of Control ve Layer Kavramları
Span of control ve layer, organizasyonun genişliğini ve derinliğini değerlendirerek bir organizasyonun yapısını teşhis etmek ve optimize etmek için kullanılan bir yönetim aracıdır.
• Span of Control: Span of control, kuruluşun genişliğini ölçer. Ortalama aralık değeri ne kadar büyük olursa, kontrol aralığı o kadar geniş olur.
• Layer: Layer organizasyonun derinliğini ölçer.
Bu kavramlar, bir kuruluşun görevleri devretme şeklini etkiler. Bu analizleri gerçekleştirerek organizasyonun daha yalın ve güçlü yönetilmesi hedeflenir. Span ve layer değerlendirmesi, organizasyondaki farklı seviyelerin kontrol aralığına ve mevcut organizasyon yapılarında bulunan farklı yönetim katmanlarına bakar. Bu analizlerin organizasyona kattığı değerlerden başlıcaları ise aşağıdaki gibidir:
• Hızlı karar verme mekanizması: Layer azaldıkça daha hızlı kararlar alınması sağlanır. Ayrıca layerın kaldırılması yerine, kararların işin gerçekleştiği yere daha yakın olarak alınması şirket içinde işlerin daha alakalı ve etkili yapılmasını sağlar. Büyük ölçekli şirketlerde uzman olmayan küçük çalışma gruplarının sayısını azaltmak da etkililiği arttırmaktadır.
• Etkili Denetim: Daha az katman, daha hızlı iletişim anlamına gelir. Organizasyonel dönüşüm sağlamak isteyen şirketlerin, stratejik hedeflerini desteklemek için gelecekteki yapının neye benzemesi gerektiğini tasarlamada kritik bir rol oynar.
• Davranış Değişiklikleri: Yönetici rollerinde kontrol kapsamının yayılımını arttırmak, yönetsel rollerin etkinliğini arttırmayı doğrudan etkiler. Yöneticiler, görev ve sorumluluklarını daha stratejik rollere yükseltilebilir. Çalışanlara daha geniş bir sorumluluklar dizisi verildiğinden, bu önceliklendirme çalışması, geçişi kolaylaştırmak için doğru destek mekanizmalarının mevcut olması koşuluyla davranışların iyileştirilmesine yol açabilir.
• Yalın Maliyet Yapıları: Kapsamlar arttıkça, kuruluş içinde daha az rol gerekebilir. Yalın ve daha verimli kuruluşlar, kararları daha hızlı verebilir ve böylece değişime daha kolay uyum sağlayabilir ve yeniliği daha iyi karşılayabilir. Kuruluş genelinde şeffaflık ve iletişim geliştirilir ve gecikmenin doğrudan bir yan ürünü olarak işletme maliyetleri iyileştirilebilir.
Organizasyon sadece şirket kuruluşunda oluşturulacak bir şemadan ibaret değildir. Sürekli olarak uygulanarak geliştirilmesi gereken bir düzendir. Değişen koşullara adapte olabilmek, hedefleri ve stratejik planları gerçekleştirebilmek için güncellenebilir bir organizasyon tasarımına sahip olunması gerekir. Şirket büyüdükçe ve çalışma şartlarında değişimler yaşandıkça organizasyon yapısının da bu bağlamda geliştirilmesi bir gerekliliktir.
Organizasyonel Tasarım Esnasında Nelere Dikkat Etmek Gerekir?
Organizasyon tasarımı yaparken dikkate alınması gereken temel unsurlar şunlardır:
1. Şirket Hedefleri ve Stratejileri:
- Organizasyon yapısı, şirketin uzun vadeli hedeflerine ve stratejilerine uyumlu olmalıdır. Şirketin misyonu, vizyonu ve stratejik planları doğrultusunda bir yapı oluşturulmalıdır.
2. Faaliyet Alanları ve İş Süreçleri:
- İş süreçlerinin ve faaliyet alanlarının analiz edilmesi, işlerin nasıl yürütüleceği konusunda netlik sağlar. Faaliyet alanları ve iş süreçleri, organizasyon yapısını belirlemede kritik rol oynar.
3. Roller ve Sorumluluklar:
- Her pozisyonun sorumlulukları ve yetki alanları net bir şekilde tanımlanmalıdır. Bu, çalışanların görevlerini ve beklentilerini anlamalarını sağlar.
4. İletişim ve Koordinasyon:
- Organizasyon yapısı, etkili iletişim ve koordinasyonu desteklemelidir. Bölümler arası iletişim kanalları ve işbirliği mekanizmaları oluşturulmalıdır.
5. Esneklik ve Adaptasyon:
- Organizasyon yapısı, değişen koşullara ve ihtiyaçlara hızlıca adapte olabilecek esneklikte olmalıdır. Bu, rekabetçi kalabilmek ve yeniliklere hızlıca yanıt verebilmek için önemlidir.
6. Çalışanların Yetkinlikleri ve Gelişimi:
- Organizasyon yapısı, çalışanların yetkinliklerini ve kariyer gelişimlerini desteklemelidir. Eğitim ve gelişim programları ile çalışanların sürekli olarak gelişim göstermesi sağlanmalıdır.
7. Teknoloji ve Dijital Dönüşüm:
- Teknoloji kullanımı ve dijital dönüşüm süreçleri, organizasyon yapısında dikkate alınmalıdır. Dijital araçlar ve sistemler, verimliliği artırmak için entegre edilmelidir.
8. Ölçeklenebilirlik:
- Organizasyon yapısı, şirketin büyüme hedeflerine uygun olarak ölçeklenebilir olmalıdır. Yeni pazarlar, ürünler veya hizmetler eklendikçe yapı buna uygun olarak genişleyebilmelidir.
9. Performans Yönetimi:
- Organizasyon yapısı, performans yönetim sistemlerini desteklemelidir. Hedef belirleme, performans değerlendirme ve geri bildirim mekanizmaları ile çalışanların performansı sürekli olarak izlenmelidir.
10. Kültür ve Değerler:
- Şirketin kültürü ve değerleri, organizasyon yapısında dikkate alınmalıdır. Çalışanların bu kültür ve değerlere uygun olarak çalışmaları sağlanmalıdır.
Bu unsurlar, organizasyon tasarımında dikkate alındığında, şirketin verimliliği, etkinliği ve rekabet gücü artar. Ayrıca, çalışanların motivasyonu ve memnuniyeti de olumlu yönde etkilenir.
Organizayonel Tasarım Hangi Sıklıkta Yapılır?
Organizasyonel tasarım, sürekli bir süreçtir ve belirli aralıklarla gözden geçirilmesi gerekmektedir. Ancak, yeniden tasarım veya büyük değişiklikler genellikle şu durumlarda gerçekleştirilir:
1. Stratejik Değişiklikler:
- Şirketin stratejik hedeflerinde veya iş modelinde büyük değişiklikler olduğunda.
- Yeni pazarlara giriş, ürün/hizmet çeşitlendirmesi veya stratejik ortaklıklar gibi durumlar.
2. Büyüme ve Genişleme:
- Şirket hızlı bir büyüme yaşıyorsa veya yeni bölgelere/ülkelere açılıyorsa.
- Büyümeyle birlikte organizasyon yapısının da genişlemesi ve yeniden düzenlenmesi gerekebilir.
3. Verimlilik ve Performans Sorunları:
- İş süreçlerinde verimsizlikler veya performans sorunları tespit edildiğinde.
- Bu durumlarda organizasyon yapısının gözden geçirilmesi ve optimize edilmesi gereklidir.
4. Teknolojik Gelişmeler:
- Yeni teknolojilerin entegrasyonu veya dijital dönüşüm süreçleri.
- Teknolojik değişiklikler, organizasyon yapısında uyarlamaları gerektirebilir.
5. Yeniden Yapılanma veya Reorganizasyon:
- Finansal zorluklar, birleşme ve satın almalar veya yeniden yapılanma süreçlerinde.
- Şirketin mali durumu veya piyasa koşulları büyük değişiklikler gerektirebilir.
6. Regülasyon ve Yasal Değişiklikler:
- Yasal ve düzenleyici gerekliliklerdeki değişiklikler.
- Şirketin uyum sağlamak için organizasyon yapısını güncellemesi gerekebilir.
7. Kültürel veya Liderlik Değişiklikleri:
- Şirket kültüründe veya üst yönetimde önemli değişiklikler olduğunda.
- Yeni liderlik tarzı veya kültürel dönüşüm, organizasyon yapısında değişiklikler gerektirebilir.
Genel olarak, organizasyonel tasarımın resmi olarak gözden geçirilmesi ve gerekirse yeniden yapılandırılması her 2-3 yılda bir yapılabilir. Ancak, hızlı değişen iş dünyasında bu süre daha kısa olabilir ve sürekli iyileştirme anlayışıyla düzenli olarak gözden geçirilmesi önerilir. Önemli olan, organizasyon yapısının esnek ve adaptif olması, değişen koşullara hızlı ve etkili bir şekilde yanıt verebilmesidir.
Organizasyonel Tasarım Kimin Sorumluluğundadır?
Organizasyonel tasarımın sorumluluğu genellikle üst yönetim ve insan kaynakları departmanı tarafından paylaşılır, ancak sürece dahil olan çeşitli paydaşlar da vardır. Bu sürecin ana sorumluları ve rollerinin detayları:
1. Üst Yönetim (Executive Leadership):
- CEO ve Yönetim Kurulu: Organizasyonel tasarımın stratejik yönünü belirlerler. Şirketin misyonu, vizyonu ve uzun vadeli hedefleri doğrultusunda büyük resme odaklanırlar.
- Diğer C-Level Yöneticiler: Bölümler arası koordinasyonu sağlar ve kendi fonksiyonlarıyla ilgili yapısal değişiklikleri yönetirler.
2. İnsan Kaynakları (HR) Departmanı:
- İK Direktörü: Organizasyonel tasarım sürecinin liderliğini yapar, sürecin planlanması ve uygulanmasında kritik rol oynar.
- İK Ekibi: Pozisyon tanımları, yetkinlik analizi, eğitim ve gelişim programları gibi konularda destek sağlar.
3. Orta Düzey Yöneticiler:
- Bölüm ve Birim Yöneticileri: Günlük operasyonları en iyi bilen kişiler olarak, sürecin daha alt seviyelerdeki uygulanabilirliği ve etkisi konusunda geri bildirimde bulunurlar.
- Proje Yöneticileri: Özellikle yeniden yapılanma veya büyük değişim projelerinde, sürecin yönetilmesi ve koordinasyonunda aktif rol alırlar.
4. Danışmanlar ve Uzmanlar:
- Organizasyonel Gelişim Danışmanları: Dışarıdan gelen uzmanlıkla, organizasyonel yapıyı optimize etme ve en iyi uygulamaları entegre etme konusunda destek sağlarlar.
- İç Denetim ve Risk Yönetimi: Organizasyonel değişikliklerin risklerini değerlendirir ve gerekli kontrol mekanizmalarını önerirler.
5. Çalışanlar:
- Geri Bildirim Sağlayıcılar: Çalışanların sürece dahil edilmesi, değişikliklerin kabul görmesi ve başarılı bir şekilde uygulanması için kritik öneme sahiptir. Çalışanlardan gelen geri bildirimler, organizasyonel tasarımın etkinliğini artırır.
6. Dijital Dönüşüm ve BT Departmanı:
- BT Direktörü ve Ekibi: Teknolojik altyapının organizasyonel yapıya entegrasyonunu sağlar ve dijital çözümlerle ilgili değişiklikleri yönetir.
7. Kurumsal İletişim:
- İletişim Yöneticileri: Organizasyonel değişikliklerle ilgili iç ve dış iletişim stratejilerini oluşturur ve yürütür. Değişim yönetimi sürecinde etkin iletişim kritik bir rol oynar.
Sürecin Başarısı İçin İşbirliği
Organizasyonel tasarım sürecinin başarısı, tüm bu paydaşların işbirliği ve koordinasyonuna bağlıdır. Her bir paydaş, kendi uzmanlık alanında katkı sağlar ve değişikliklerin tüm organizasyon üzerinde olumlu bir etkisi olmasını sağlar. Bu nedenle, sürecin açık ve şeffaf bir şekilde yönetilmesi, tüm katılımcıların katkılarının ve geri bildirimlerinin dikkate alınması önemlidir.