Organizasyonel süreç varlıkları, kurumsal iş dünyasında olanların büyük bir kısmı, en çok da proje yönetimi profesyonellerinin çok aşina olduğu bir kavramdır. Bu kavram PMI metodolojisinde, organizasyona özgü olan ve bu organizasyon tarafından kullanılan planlar, süreçler, politikalar, prosedürler ve bilgi tabanları olarak tanımlanıyor. Proje yönetimi süreç gruplarından başlangıç, planlama ve yürütmenin en önemli girdilerinden, güncellemeleri ise yürütme, kapanış, izleme ve kontrol süreç gruplarının en önemli çıktılarındandır.
Proje yönetimi genel işleyişin bir yansıması gibidir, organizasyonların yönetim tarzlarından ve kültürlerinden çok etkilenirler. Organizasyonel süreç varlıklarına sahip çıkan şirketlerde her yeni projenin başarılı sonuçlanması da daha olasıdır. Çünkü bu varlıklar kurumsal hafızanın bir parçasıdır ve ondan izler taşır.
Bu noktadan itibaren kurumsal hafızadan ne anlaşıldığına, kurumsal hafızanın ne kadar korunduğuna, hatta ne kadar farkında olunduğuna geçmek istiyorum. Organizasyonlara konuyla ilgili sormak istediğim bazı sorular var;
- Kurumsal hafızanızda neleri tutuyorsunuz?
- Kurumsal hafızanızda neler olması gerektiğini biliyor musunuz?
- Kurumsal hafızanızda neler olması gerektiğine nasıl karar veriyorsunuz?
- Kurumsal hafızanızı hangi araçlarla tutuyorsunuz?
- Kurumsal hafızanızı güncelliyor musunuz ve hangi durumlarda güncelliyorsunuz?
- Kurumsal hafızanızın güvenliğini nasıl sağlıyorsunuz?
Vereceğiniz cevaplar yeterince güçlü ve bilinçli değilse bütçenizi, zamanınızı ve diğer kaynaklarınızı boşa harcıyor olabilirsiniz. Yani her yeni gün şirketiniz o gün kurulmuş gibi tecrübesiz, aynı veya yeni risklere açık, hatalarını tekrarlayan, dünkü kaynaklarını boşa harcamış…
“Peki günümüz şirketleri kurumsal hafızanın değerinin farkında mı? Hem bu değeri fark etmenize hem de az önceki sorularımı cevaplamanıza katkı sağlayacak ilk adımlardan bahsetmek istiyorum;”