İş dünyası sürekli bir değişim, dönüşüm içerisinde ve rekabetin koşulları gittikçe ağırlaşıyor. Bu durum şirketlerin yönetim stratejileri üzerindeki etkisini her geçen gün biraz daha artırıyor. Geleneksel yönetim yaklaşımları yerini çok daha global çözümlere bırakıyor. Rutin operasyonlar dışında değişim yönetiminin parçası olan konuların bir proje metodolojisiyle yönetilmesi gerekiyor. Çünkü değişim süreçlerinde paydaş yönetimi daha hassas dengeler üzerinde kurulu oluyor. Daha önceki yazılarımdan “Patchwork Yönetim Yaklaşımı” nda da konunun önemine değinmiştim; “Kârlılığa ulaşma ve onu mümkün olduğunca artırma beklentisi ise ancak tüm paydaşların memnuniyetini sürdürülebilir kılmakla mümkün. Yani bir organizasyonun yaşam döngüsünde yer alan müşteri, tedarikçi, resmi kurumlar, yatırımcılar, danışmanlar ve çalışanların etkileşimini kapsayan büyük resmi çizmekle.”
Paydaşlar, bir organizasyonun hedeflerinden, politikalarından, aldığı sonuçlardan etkilenebilen veya etkileyebilen kişiler, gruplar, organizasyonlar veya sistemler olarak tanımlanıyor. Ortaklar, çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler, sivil toplum kuruluşları, bankalar, medya ve otoriteler önemli paydaş grupları arasında sayılabilir. Etkileşim bu kadar geniş bir çerçevede gerçekleştiğinden paydaş katılımının yönetilmesi kurumsal stratejinin çok önemli bir öğesi haline geliyor.
Paydaş ilişkilerinin doğru yönetilmesi için PMI (Project Management Institute) metodolojisi çerçevesinde neler yapılabileceğinden bahsetmem gerekirse;
Paydaşlarınızı sınıflandırın. Paydaşlarınızı gruplara ayırmak gereksinimlerini, hedeflerini belirlerken işinizi kolaylaştırır. Örneğin sivil toplum kuruluşları paydaş gruplarınızdan birisi olabilir, bir diğeri tedarikçiler, bankalar vb.
Paydaş grup profillerinizi oluşturun. Her grup profili içerisine paydaşların sorumlulukları, hedefleri, gereksinimleri ve katılım seviyeleri yazılabilir. Böylece yeni bir paydaş eklendiğinde de ilgili gruba dahil ederek aynı gruptakilere benzer şekilde iletişiminizi yönetebilirsiniz.
Paydaşlarınızı güç/çıkar tablosuna yerleştirin. Paydaşları, proje sonuçlarına ilişkin yetki ve ilgi düzeylerine göre ayrıştırabilirseniz iletişimi yönetmek daha kolay hâle gelir. Güç/Çıkar tablosunda paydaşlar dört farklı tip olabiliyor; gücü yüksek-çıkarı düşük, gücü yüksek-çıkarı yüksek, gücü düşük-çıkarı düşük, gücü düşük-çıkarı yüksek gibi.
İletişim ihtiyaçlarını belirleyin. Paydaşlarınızın güç/çıkar tablosundaki yerlerini dikkate alarak iletişim gereksinimlerini belirleyebilirsiniz. Gücü yüksek-çıkarı düşük olan paydaş grubuna, yasal otoriteler örnek verilebilir. Sizin projenizle ilgilenmiyor olsalar da memnun edilmeleri gerekecektir. Gücü yüksek-çıkarı yüksek bir paydaş grubunda ise şirket ortakları olabilir ve onların beklentileri yakından izlenerek iyi yönetilmelidir. Gücü düşük-çıkarı düşük paydaş grubunda ise daha az ilgi gösterilmesi gereken tedarikçiler yer alabilir. Gücü düşük-çıkarı yüksek gruba ise çalışanlar örnek verilebilir, sıklıkla bilgilendirilmeleri önem arz etmektedir. Tabii ki bu örnek her değişim sürecinin konusuna göre farklılık gösterecektir.
Bir proje özellikle köklü bir değişim sürecini; şirket birleşmeleri-işbirlikleri, bölünmeler, özelleştirmeler, kurumsallaşma gibi kültür değişimlerini de kapsıyorsa iletişimin yönetimi daha da önemli hâle geliyor. Yani paydaş gruplarının doğru belirlenmesi, beklentilerinin yönetilmesi, katılım seviyelerinin iyileştirilmesi başarının en güçlü anahtarı diyebilirim.
"Paydaşlarınızı sınıflandırın. Paydaşlarınızı gruplara ayırmak gereksinimlerini, hedeflerini belirlerken işinizi kolaylaştırır. Örneğin sivil toplum kuruluşları paydaş gruplarınızdan birisi olabilir, bir diğeri tedarikçiler, bankalar vb."